5-S-Prinzip richtig nutzen – so geht’s

Das 5-S-Prinzip ist eine Lern- sowie Arbeitsmethode, die ursprünglich aus Japan kommt und die du in vielen Bereichen deines Lebens anwenden kannst. So hilft sie dir beispielsweise, produktiv zu sein, deine To-Do-Liste abzuarbeiten und deine persönlichen sowie beruflichen Ziele zu erreichen.

5-S-Prinzip oder was sich dahinter versteckt

Als Grundidee fungierten die japanischen Produktionskonzepte, aus denen sich insgesamt fünf Bestandteile ergeben haben. Diese beginnen zudem alle mit dem Buchstaben S, wodurch sich der Name der Methode erklärt. Im deutschsprachigen Raum ist auch manchmal vom 5-A-Prinzip die Rede (dazu aber später mehr).

Die Stufen im 5-S-Prinzip

Da das Prinzip ursprünglich aus Japan stammt, tragen die einzelnen Stufen einen japanischen Namen (Seiri, Seiton, Seison, Seiketsu und Shitsuke). Diese konnten jedoch so gut in die deutsche Sprache übertragen werden, sodass auch im Deutschen alle Stufen mit dem Buchstaben S beginnen.

Stufe 1 | Sortieren

Der erste Schritt widmet sich dem Sortieren. Hierbei geht es darum, dass du deinen Lern- oder Arbeitsplatz unter die Lupe nimmst und herausfindest, was für dein Lernvorhaben oder deine Arbeit wichtig ist. Beginne damit, jeden Schrank, jede Schublade und auch jedes Regal leer zu räumen und dabei zu überlegen, was du wirklich brauchst, um produktiv zu sein. Es gilt: Alles, was du seit längerer Zeit nicht benutzt hast und im Grunde nur ein Staubfänger war, kommt weg. Am besten in den Mülleimer oder du verschenkst es an liebe Menschen.

Dir ist das zu radikal und du kannst dich nur schwer von Dingen trennen? Auch das ist kein Problem. Packe all die Dinge, denen du seit Längerem keine Aufmerksamkeit geschenkt hast, in eine Kiste und stelle diese in den Keller oder auf den Dachboden. Wenn sie ein paar Wochen später immer noch dort steht und du schon vergessen hast, was sich darin befindet, kannst du sie (so wie sie ist) entsorgen. Auch wenn es am Anfang schwer ist, ist dieser Schritt für deinen weiteren Lern- und Arbeitsprozess wichtig. Denn nur solange du weißt, was du brauchst, um produktiv zu sein, wirst du deine Ziele auch erreichen und ein Projekt nach dem nächsten erfolgreich abschließen können.

Stufe 2 | Systematisieren

Nachdem du im ersten Schritt alles leer geräumt und bestenfalls alle unwichtigen Sachen entsorgt hast, folgt nun der nächste Schritt: das Systematisieren. Dies bedeutet, dass du deine Schränke, Schubladen und Regale wieder einsortierst, wobei jeder Gegenstand auch einen festen Platz bekommt. Überlege dir hierfür, was du oft brauchst und wo der beste Ort dafür ist, sodass es immer griffbereit ist. So macht es beispielsweise Sinn das Druckerpapier zum Drucker zu legen und einen funktionierenden Stift, mit dem du gerne schreibst, zu deinem Notizbuch. Auf diese Weise bist du stets optimal vorbereitet und kannst systematisch und organisiert lernen sowie arbeiten.

Stufe 3 | Sauber halten

Ein entscheidender Punkt beim 5-S-Prinzip ist die dritte Stufe, bei der es besonders um die Sauberkeit und Ordnung geht. Leider wird dieser Punkt viel zu oft unterschätzt, obwohl er entscheidend für Erfolg oder Misserfolg sein kann. Um langfristig das Beste aus dir herauszuholen, solltest du stets darauf achten, deinen Platz am Abend so zu verlassen, wie du ihn auch am Morgen wieder vorfinden möchtest. Das bedeutet: Stelle jeden Gegenstand wieder an seinen festen Platz und räume beispielsweise dein Wasserglas in die Spülmaschine. Nur so wirst du am nächsten Tag motiviert starten können, ohne dich mit nervigen und vor allem unnötigen Kleinigkeiten aufzuhalten. Und damit dein Platz trotz der vielen Arbeit nicht verstaubt, plane dir einmal pro Woche ein paar Minuten ein, um mit einem nassen Tuch über die Regale zu wischen. Probier es aus! Denn du wirst schnell merken, wie viel ein sauberer und ordentlicher Lern- oder Arbeitsplatz ausmacht.

Stufe 4 | Standardisieren

In der vierten Stufe geht es darum, dein Vorhaben zu standardisieren. Hierfür spielt das Thema Gewohnheit eine große und wichtige Rolle. Zum einen kannst du dir nämlich dadurch einiges an Zeit sparen, zum anderen wird auch die Kommunikation mit anderen schnell und einfach. Klar definierte Standards helfen dir dabei, deine Zeit effektiv zu nutzen und mit Plan an deinen Zielen zu arbeiten. Um diese Standards festzulegen, kannst du bestimmte Kennzeichnungen oder Markierungen verwenden, deine Dokumente systematisch beschriften oder verschiedene Farben und Symbole für einen besseren Überblick nutzen. Auch Apps können dir dabei helfen. Das Einzige, worauf du achten musst, ist, dass du deine eigenen Standards verstehst. Sie müssen für dich logisch und selbsterklärend sein und dich bei deinem Lern- und Arbeitsvorhaben unterstützen.

Stufe 5 | Selbstdisziplin

Die letzte Stufe des 5-S-Prinzips ist die Selbstdisziplin, die für die meisten am schwierigsten umzusetzen ist. Zum einen musst du dich besonders am Anfang immer wieder selbst kontrollieren und herausfiltern, was gut und was schlecht ist. Zum anderen ist es wichtig, dass du im Anschluss darauf reagierst. Um dies Schritt für Schritt zu lernen und die Angst davor zu verlieren, empfiehlt es sich, klein anzufangen: Kontrolliere beispielsweise immer an deinem Putztag, ob noch alle Gegenstände an ihrem festen Platz stehen und ob es dir gelungen ist, jeden Abend deinen Platz ordentlich zu verlassen. Auch kannst du in diesem Schritt dein System anpassen: Wenn dir zum Beispiel auffällt, dass ein Gegenstand an einem anderen Ort viel besser für dich funktioniert, ändere den festen Platz. Das 5-S-Prinzip soll dir keine Steine in den Weg legen, sondern dir helfen. Nutze daher die letzte Stufe, um dieses System stetig an deine aktuelle Situation anzupassen. Alternativ kannst du dir immer auch Hilfe von außen holen, um ein für dich funktionierendes System zu entwickeln.

5-S-Prinzip vs. 5-A-Prinzip

Wie bereits oben erwähnt, ist im deutschsprachigen Raum häufiger vom 5-A-Prinzip die Rede. Hinter beiden Namen verbirgt sich jedoch das gleiche, wobei der einzige Unterschied in der Bezeichnung der einzelnen Stufen liegt:

Sortieren	Aussortieren
Systematisieren	Aufräumen
Sauber halten	Arbeitsplatzsauberkeit
Standardisieren	Anordnung zur Regel machen
Selbstdisziplin	Alle Punkte einhalten und verbessern

So wendest du das 5-S-Prinzip an

Das 5-S-Prinzip ist eine Methode, die du nicht nur bei deinem Lern- oder Arbeitsprozess, sondern auch in vielen anderen Bereichen deines Lebens verwenden kannst. So lassen sich damit beispielsweise deine Aufgaben im Haushalt oder administrative Abläufe im Privaten oder Beruflichen (wie die Dokumentenablage) problemlos und ohne viel Aufwand organisieren.

Wie nutzt du das 5-S-Prinzip?

Foto im Titelbild: Lena Müller